Stan epidemii wymusił zmiany organizacji pracy w wielu zakładach. Firmy borykają się bowiem obecnie z problemem zwiększonej nieobecności pracowników. Wzmożona absencja wywołana jest w szczególności korzystaniem przez rodziców z dodatkowego zasiłku z tytułu opieki nad dzieckiem, odbywaniem kwarantanny lub przymusową hospitalizacją. Niezależnie jednak od jej przyczyn, nadmierna nieobecność pracowników powoduje konieczność dostosowania do tych nadzwyczajnych okoliczności czasu pracy tych zatrudnionych, którzy mają możliwości jej świadczenia.
W związku z powyższym, wydaje się, że praktycznym rozwiązaniem dla pracodawców byłoby zastosowanie równoważnego systemu czasu pracy. Niemniej, wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy, który do tej pory nie funkcjonował u danego pracodawcy wymaga uwzględnienia obowiązującej w tym zakresie procedury, ustalonej w kodeksie pracy. Zasadą jest bowiem, że system czasu pracy określany jest w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (co do zasady regulamin pracy jest obowiązkowy u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a nieobjętych układem zbiorowym pracy). Niezależnie jednak od rodzaju dokumentu, w którym ustalane są stosowane wobec pracowników systemy czasu pracy, pracodawca nie może w każdej chwili, dowolnie i według swego uznania dokonywać w nich zmiany. Modyfikacja każdego z nich może bowiem nastąpić jedynie w ustawowo określonej procedurze. Najdalej idącym wymogiem jest tutaj konieczność uzgodnienia zmiany przez pracodawcę z odpowiednią reprezentacją pracowników, minimalnym zaś warunkiem – konieczność podania zamiany do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na co najmniej dwa tygodnie przed jej wejściem w życie.
Co dziś ważne – tych podstawowych zasad nie uchyliły żadne regulacje prawne przyjęte w związku z epidemią COVID-19. Przepisy te nie zezwalają pracodawcom, by obecnie z powołaniem się na nadzwyczajne niedobory kadrowe, dokonywali jednostronnych zmian obowiązującego pracowników systemu czasu pracy z pominięciem wytycznych kodeksu pracy. Pracodawcy nadal mają obowiązek stosować procedury przewidziane ustawowo do zmiany układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy czy obwieszczenia.
Niemniej szczególne przepisy tzw. tarczy antykryzysowej przewidziały dla pracodawców pewne nadzwyczajne uprawnienia na okres stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii., w tym związane z możliwością wprowadzenia równoważnego systemu czasu pracy.
W tym zakresie, ci pracodawcy, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i którzy nie zalegają w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r., mają obecnie możliwość zawarcia porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin. Dodatkowo, w systemie tym okres rozliczeniowy może zostać ustalony w wysokości do 12 miesięcy. Istotą równoważnego systemu czasu pracy pozostaje tutaj standardowo mechanizm równoważenia przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.
Porozumienie zawierane jest przez pracodawcę z ustawowo zdefiniowaną reprezentacją pracowników: organizacjami związkowymi lub w ich braku – z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, w tym także z przedstawicielami pracowników wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy, w przypadku gdy okoliczności związane z epidemią uniemożliwiają obecnie wyznaczenie nowego przedstawicielstwa. Porozumienie podlega przekazaniu właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni od jego zawarcia.
Co jednak istotne – nowo wprowadzony równoważny system czasu pracy jest stosowany w zakładzie pracy od dnia określonego w porozumieniu. Pracodawca ma więc możliwość niemal niezwłocznie wdrożyć nowy system czasu pracy i w ten sposób zminimalizować negatywne konsekwencje niedoborów kadrowych dla organizacji swego zakładu pracy.
